Hồ sơ di trú Nhật Bản: giấy tờ cần có và lỗi thường gặp

Phần lớn hồ sơ bị chậm hoặc bị yêu cầu bổ sung không phải vì thiếu điều kiện mà vì lỗi giấy tờ. Đây là phần hoàn toàn trong tầm kiểm soát, và chuẩn bị kỹ tiết kiệm được vài tháng.

Bốn nhóm giấy tờ

Nhóm 1 — nhân thân

• Hộ chiếu còn hạn đủ dài
• Giấy khai sinh
• Giấy đăng ký kết hôn nếu đã lập gia đình
• Lý lịch tư pháp khi diện yêu cầu

Nhóm 2 — học vấn và chuyên môn

• Bằng tốt nghiệp và bảng điểm
• Chứng chỉ tiếng Nhật
• Chứng chỉ nghề nếu đi diện tay nghề
• Xác nhận kinh nghiệm làm việc từ nơi làm cũ

Nhóm 3 — tài chính

• Sổ tiết kiệm hoặc xác nhận số dư
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc tiền
• Xác nhận thu nhập của người bảo trợ nếu có

Nhóm 4 — bên tiếp nhận tại Nhật

• Giấy mời hoặc hợp đồng lao động
• Giấy tờ của trường nếu đi du học
• Giấy tờ doanh nghiệp nếu đi diện kinh doanh

Dịch thuật và hợp pháp hoá

Giấy tờ Việt Nam nộp cho phía Nhật thường phải qua hai bước, và nhiều người chỉ làm một:

• Dịch thuật công chứng — bản dịch có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền
• Hợp pháp hoá lãnh sự — với một số loại giấy tờ và một số diện, bước này bắt buộc

Nên hỏi rõ bên tiếp nhận yêu cầu tới mức nào trước khi làm, vì làm thiếu thì phải làm lại từ Việt Nam — rất mất thời gian nếu người nộp đã sang Nhật.

Tám lỗi thường gặp

• Tên viết không thống nhất giữa các giấy tờ — dấu, thứ tự họ tên, cách viết hoa; đây là lỗi số một
• Giấy tờ quá hạn hiệu lực — nhiều loại chỉ có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định
• Bản dịch không đúng chuẩn hoặc thiếu hợp pháp hoá
• Không giải trình được nguồn tiền trong tài khoản, nhất là khoản mới nạp gần ngày nộp
• Thông tin trong đơn lệch với giấy tờ đính kèm — địa chỉ, ngày tháng, tên công ty
• Thiếu xác nhận kinh nghiệm làm việc vì nơi làm cũ đã giải thể hoặc không hợp tác
• Ảnh không đúng quy cách — kích thước, nền, thời điểm chụp
• Nộp muộn so với thời hạn của bên tiếp nhận, khiến cả chuỗi bị lùi một kỳ

Lỗi đầu tiên đáng nói kỹ: tên tiếng Việt có dấu khi chuyển sang chữ La-tinh trên hộ chiếu và trên bản dịch phải khớp nhau tuyệt đối. Một chữ lệch cũng đủ để hồ sơ bị hỏi lại, và việc đính chính mất nhiều tuần.

Cách tự soát trước khi nộp

• Xếp toàn bộ giấy tờ ra và đối chiếu tên, ngày sinh, địa chỉ trên từng tờ — phải giống hệt nhau
• Kiểm hạn hiệu lực của từng loại, ghi ngày hết hạn lên một danh sách
• Hỏi bên tiếp nhận xem còn thiếu gì — họ biết rõ nhất vì đã làm nhiều lần
• Giữ bản sao toàn bộ hồ sơ, cả bản giấy lẫn bản chụp trên điện thoại

Việc cuối cùng quan trọng hơn vẻ ngoài: khi bị hỏi bổ sung, có bản sao trong tay thì trả lời được ngay, còn không thì phải xin lại từ đầu.

Khi bị yêu cầu bổ sung

• Đọc kỹ xem họ hỏi đúng điều gì — trả lời thừa cũng gây chậm như trả lời thiếu
• Nộp đúng hạn ghi trong thông báo; quá hạn thường bị coi như rút hồ sơ
• Nếu giấy tờ phải lấy từ Việt Nam, báo ngay cho bên tiếp nhận biết để họ nắm tiến độ

Bị hỏi bổ sung không phải dấu hiệu sắp trượt. Phần lớn trường hợp chỉ là thiếu một mục, và xử lý đúng thì hồ sơ đi tiếp bình thường.

Danh mục giấy tờ khác nhau theo từng diện và được điều chỉnh theo thời kỳ. Trước khi chuẩn bị, hãy lấy danh mục chính thức từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản, cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật Bản hoặc đơn vị tư vấn có giấy phép hành nghề.

Thời gian thực tế cần cho khâu giấy tờ

Người mới làm hồ sơ thường tính thiếu thời gian vì chỉ nhìn vào thời hạn xét duyệt, quên mất phần chuẩn bị. Các khâu hay kéo dài:

• Xin giấy tờ tại địa phương ở Việt Nam — phụ thuộc nơi cấp, có nơi nhanh có nơi chờ lâu
• Dịch thuật và hợp pháp hoá — thường phải đi hai vòng nếu làm thiếu bước
• Xin xác nhận từ nơi làm việc cũ — khâu khó đoán nhất, phụ thuộc thiện chí bên kia
• Đợi bên tiếp nhận tại Nhật hoàn tất phần của họ

Cách an toàn: bắt đầu chuẩn bị giấy tờ sớm hơn dự tính một khoảng đáng kể, và làm song song thay vì tuần tự. Trong lúc chờ giấy từ địa phương thì đã có thể lo phần dịch thuật cho những giấy đã có, thay vì để mọi việc dồn vào tháng cuối.