Visa Kinh doanh – Quản lý Nhật Bản: điều kiện và hồ sơ

Nhật Bản không có chương trình cấp quốc tịch hay thẻ định cư theo diện đầu tư như một số nước châu Âu hay vùng Caribe. Muốn sang Nhật bằng con đường bỏ vốn thì chỉ có một cửa chính: visa Kinh doanh – Quản lý, dành cho người tự lập doanh nghiệp hoặc điều hành doanh nghiệp tại Nhật.

Đây là visa làm ăn thật, không phải visa mua chỗ ở. Hiểu đúng điều đó ngay từ đầu tiết kiệm được rất nhiều tiền và thời gian.

Ba điều kiện cốt lõi

• Vốn — phải có mức vốn góp tối thiểu vào doanh nghiệp, hoặc thuê đủ số nhân viên toàn thời gian thường trú tại Nhật theo quy định thay thế
• Cơ sở kinh doanh thật — văn phòng độc lập, có hợp đồng thuê đứng tên doanh nghiệp, có địa chỉ vật lý sử dụng được
• Kế hoạch kinh doanh đứng vững — nêu rõ làm gì, bán cho ai, doanh thu dự kiến từ đâu, chi phí ra sao

Điều kiện thứ nhất là điều mọi người đều biết. Hai điều kiện sau mới là chỗ phần lớn hồ sơ vấp.

Văn phòng: vì sao không thể dùng nhà ở

Cơ quan xét muốn thấy một cơ sở kinh doanh tách bạch khỏi chỗ ở và dùng được cho hoạt động thật. Những thứ thường không được chấp nhận:

• Địa chỉ ảo hoặc dịch vụ chỉ cho thuê hộp thư
• Chỗ ngồi chia sẻ theo giờ, không có không gian cố định
• Căn hộ đang ở, khi hợp đồng thuê chỉ cho phép mục đích cư trú

Hợp đồng thuê phải cho phép sử dụng vào mục đích kinh doanh và nên đứng tên công ty. Đây là khoản chi phí cố định đáng kể mà nhiều người tính thiếu — tiền thuê văn phòng phải trả đều từ trước khi có doanh thu.

Kế hoạch kinh doanh: thứ quyết định kết quả

Bản kế hoạch không phải thủ tục hình thức. Nó là căn cứ để người xét tin rằng doanh nghiệp sẽ tồn tại. Một bản thuyết phục thường có:

• Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể — không nói chung chung kiểu "thương mại tổng hợp"
• Khách hàng mục tiêu rõ ràng, kèm căn cứ cho thấy nhóm đó có thật
• Dự báo doanh thu và chi phí theo từng năm, số liệu nhất quán với nhau
• Hợp đồng, thư ý định hoặc đơn hàng đã có — bằng chứng mạnh nhất
• Kinh nghiệm của người đứng đầu trong chính lĩnh vực định làm

Mục cuối rất quan trọng: người từng làm nghề ấy nhiều năm có sức thuyết phục hơn hẳn người vừa chuyển sang một ngành hoàn toàn xa lạ.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Giấy tờ thành lập doanh nghiệp tại Nhật và đăng ký công ty
• Hợp đồng thuê văn phòng, ảnh chụp thực tế cơ sở
• Chứng minh vốn và nguồn gốc của vốn
• Kế hoạch kinh doanh kèm bảng tài chính dự kiến
• Hồ sơ cá nhân: hộ chiếu, bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm

Mục nguồn gốc vốn hay bị xem nhẹ. Tiền phải giải trình được là đến từ đâu — tiết kiệm, bán tài sản, hay vay — và có chứng từ đi kèm, không chỉ là con số trong tài khoản.

Gia hạn — chặng khó hơn lần xin đầu

Lần đầu được cấp thường có thời hạn ngắn. Sau đó mỗi lần gia hạn, cơ quan xét nhìn vào kết quả thật:

• Doanh nghiệp có doanh thu thật hay chỉ tồn tại trên giấy
• Có nộp thuế và các khoản bảo hiểm đầy đủ không
• Có duy trì văn phòng và nhân sự như đã khai không
• Kết quả có bám sát kế hoạch đã nộp không

🔴 Đây là lý do không nên viết kế hoạch với con số phóng đại. Kế hoạch đẹp giúp qua vòng đầu nhưng làm khó chính mình ở lần gia hạn, khi khoảng cách giữa cam kết và thực tế hiện ra bằng báo cáo tài chính.

Ai phù hợp với con đường này

• Người đã có nghề và mạng lưới khách hàng trong một lĩnh vực cụ thể, nay mở rộng sang Nhật
• Người có đối tác Nhật sẵn sàng làm ăn ngay từ đầu
• Người chấp nhận điều hành thật, sống tại Nhật và làm việc hằng ngày

Ngược lại, người chỉ muốn một tấm thẻ cư trú mà không định kinh doanh thật thì đây không phải con đường phù hợp — chi phí duy trì cao và rủi ro không gia hạn được là có thật.

Mức vốn, yêu cầu về cơ sở kinh doanh và danh mục giấy tờ được điều chỉnh theo thời kỳ. Trước khi bỏ tiền, hãy đối chiếu với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản hoặc đơn vị tư vấn có giấy phép hành nghề tại Nhật.