Người nước ngoài mở được công ty tại Nhật Bản và không cần quốc tịch hay tư cách cư trú đặc biệt để đứng tên. Nhưng cần tách bạch ngay hai việc: thành lập công ty là thủ tục doanh nghiệp, còn xin được visa để sang điều hành là thủ tục lưu trú. Lập công ty xong không tự động có visa.
Hai loại hình phổ biến
Kabushiki kaisha (KK) — công ty cổ phần
- Uy tín cao nhất, dễ làm ăn với doanh nghiệp lớn và cơ quan nhà nước
- Chi phí thành lập cao hơn, thủ tục nhiều bước hơn
- Có nghĩa vụ công bố báo cáo tài chính
- Cơ cấu quản trị chặt chẽ, phù hợp khi có nhiều cổ đông
Godo kaisha (GK) — công ty trách nhiệm hữu hạn kiểu Nhật
- Chi phí thành lập thấp hơn đáng kể
- Thủ tục đơn giản, quản trị linh hoạt
- Ít quen thuộc hơn với một số đối tác truyền thống
- Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, một hoặc vài người góp vốn
Lựa chọn thực tế: làm dịch vụ, thương mại nhỏ, tư vấn thì GK thường đủ; cần gọi vốn, ký hợp đồng lớn hoặc muốn hình ảnh chuẩn mực thì chọn KK. Chuyển từ GK lên KK về sau là được, nhưng tốn thêm thủ tục.
Trình tự các bước
- Chốt thông tin cơ bản — tên công ty, ngành nghề, trụ sở, vốn, người đại diện
- Làm con dấu công ty — ở Nhật con dấu vẫn là công cụ pháp lý quan trọng
- Soạn và chứng thực điều lệ — KK phải chứng thực tại cơ quan công chứng, GK thì không
- Góp vốn vào tài khoản của người sáng lập và lấy chứng từ
- Đăng ký tại cơ quan đăng ký pháp nhân — sau bước này công ty chính thức tồn tại
- Khai báo với cơ quan thuế và bảo hiểm xã hội
- Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty
🔴 Bước cuối thường là bước khó nhất và lâu nhất với người nước ngoài. Ngân hàng Nhật xét khá kỹ: họ muốn thấy văn phòng thật, hoạt động kinh doanh có thể giải thích được, và người đại diện liên lạc được bằng tiếng Nhật. Không ít trường hợp phải thử vài ngân hàng.
Những khoản chi phí hay bị tính thiếu
- Phí đăng ký và chứng thực — khoản bắt buộc, khác nhau giữa KK và GK
- Phí dịch vụ chuyên viên hành chính nếu không tự làm được thủ tục tiếng Nhật
- Tiền thuê văn phòng — cộng cả tiền đặt cọc và các khoản trả trước theo thông lệ Nhật
- Phí kế toán hằng tháng và quyết toán năm — khoản cố định dễ bị quên
- Bảo hiểm xã hội cho người đại diện — phát sinh ngay cả khi công ty chưa có doanh thu
- Thuế pháp nhân tối thiểu theo địa phương — phải nộp kể cả năm lỗ
Hai khoản cuối là chỗ nhiều người mới bị bất ngờ: công ty không có lãi vẫn phát sinh chi phí cố định hằng năm. Ngân sách nên tính đủ cho ít nhất hai năm đầu.
Nghĩa vụ sau khi thành lập
- Nộp tờ khai thuế pháp nhân hằng năm theo kỳ kế toán đã chọn
- Khấu trừ và nộp thuế thu nhập cho người lao động
- Tham gia và đóng bảo hiểm xã hội theo quy định
- Cập nhật đăng ký khi đổi trụ sở, người đại diện hoặc vốn
Nên thuê kế toán thuế người Nhật hoặc văn phòng có người nói được tiếng Việt ngay từ đầu. Khoản phí này nhỏ hơn nhiều so với chi phí sửa sai khi khai thiếu hoặc nộp muộn, và hồ sơ thuế sạch là điều kiện cho cả visa lẫn vĩnh trú sau này.
Lời khuyên trước khi bắt đầu
- Đừng lập công ty chỉ để xin visa — lần gia hạn sẽ soi vào hoạt động thật
- Chuẩn bị trước một tuyến khách hàng, dù nhỏ, trước khi đăng ký
- Tính ngân sách cầm cự cho giai đoạn chưa có doanh thu
- Kiểm trước khả năng mở tài khoản ngân hàng, đừng để tới lúc cần mới biết vướng
Loại hình doanh nghiệp, mức phí đăng ký và nghĩa vụ thuế được điều chỉnh theo thời kỳ và khác nhau theo địa phương. Trước khi quyết định, hãy đối chiếu với cơ quan đăng ký pháp nhân, cơ quan thuế địa phương hoặc chuyên viên hành chính có giấy phép tại Nhật.
Mất bao lâu từ lúc bắt đầu tới lúc công ty chạy được
Người mới thường chỉ tính thời gian đăng ký pháp nhân, vốn là khâu nhanh nhất. Trên thực tế chuỗi việc kéo dài hơn nhiều vì các khâu phụ thuộc nhau:
- Chuẩn bị giấy tờ cá nhân từ Việt Nam — hộ chiếu, xác nhận chữ ký, giấy tờ chứng minh nguồn vốn, kèm dịch thuật
- Tìm và ký hợp đồng văn phòng — phải xong trước khi đăng ký vì cần địa chỉ trụ sở
- Khắc con dấu và chứng thực điều lệ
- Đăng ký pháp nhân — khâu ngắn nhất trong chuỗi
- Mở tài khoản ngân hàng — khâu khó đoán nhất, có thể phải thử vài nơi
Lời khuyên: làm song song những gì làm được và đừng ký hợp đồng thuê văn phòng quá sớm, vì tiền thuê bắt đầu chạy ngay trong khi các khâu khác còn chờ.
Nên chọn KK hay GK?
Doanh nghiệp nhỏ làm dịch vụ, thương mại hay tư vấn thì GK thường đủ và rẻ hơn. Cần gọi vốn, ký hợp đồng lớn hoặc muốn hình ảnh chuẩn mực với đối tác truyền thống thì chọn KK.
Lập công ty xong có được visa luôn không?
Không. Thành lập công ty và xin tư cách lưu trú là hai thủ tục riêng. Muốn sang điều hành thì vẫn phải xin visa Kinh doanh – Quản lý với đầy đủ điều kiện về vốn, văn phòng và kế hoạch kinh doanh.
Vì sao mở tài khoản ngân hàng lại khó?
Ngân hàng Nhật xét kỹ để phòng rủi ro: họ muốn thấy văn phòng thật, hoạt động kinh doanh giải thích được và người đại diện liên lạc được bằng tiếng Nhật. Nhiều trường hợp phải thử vài ngân hàng mới xong.
Công ty không có lãi có phải nộp gì không?
Có. Thuế pháp nhân tối thiểu theo địa phương phải nộp kể cả năm lỗ, cộng thêm phí kế toán và bảo hiểm xã hội cho người đại diện. Đây là chi phí cố định cần tính vào ngân sách từ đầu.
